Informacja o przetwarzaniu danych osobowych
Polityka wyjaśnia, jak OMNIS WET sp. z o.o. przetwarza dane osób kontaktujących się z Przychodnią Weterynaryjną PET VET, rezerwujących wizyty i korzystających z usług weterynaryjnych, strony internetowej oraz profili społecznościowych. Rezerwacja przez internet lub telefon służy organizacji wizyty, usługi weterynaryjne są świadczone w placówce.
1. Administrator danych i kontakt
Administratorem danych osobowych jest OMNIS WET spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą przy ul. Krzyżówki 13B lok. 33, 03-193 Warszawa, KRS 0001028166, NIP 5242967702, REGON 524869821, prowadząca Przychodnię Weterynaryjną PET VET przy ul. Aleksandra Kotsisa 2 lok. U2, 03-307 Warszawa (dalej: „Przychodnia”).
W sprawach ochrony danych można skontaktować się z Administratorem: e-mail biuro@petvet.com.pl, telefon +48 505 966 643 albo listownie na adres siedziby Spółki lub placówki. Wniosek można złożyć tymi samymi kanałami.
2. Jakie dane przetwarzamy i skąd je uzyskujemy
Zakres zależy od kontaktu i usługi. Może obejmować: imię i nazwisko, dane kontaktowe, informacje o rezerwacji, dane rozliczeniowe wymagane przepisami, treść korespondencji i zgłoszeń, informacje o osobie działającej w imieniu właściciela lub posiadacza zwierzęcia oraz dane potrzebne do potwierdzenia jej umocowania. W dokumentacji usługi mogą znaleźć się dane identyfikujące Opiekuna oraz informacje o zwierzęciu i przebiegu udzielonej mu pomocy.
Dane otrzymujemy bezpośrednio od osoby, której dotyczą, od osoby rezerwującej wizytę lub działającej w jej imieniu, a także za pośrednictwem kanału, przez który ta osoba kontaktuje się z PET VET. W związku z leczeniem możemy otrzymać dokumentację lub wyniki od innego zakładu leczniczego dla zwierząt albo laboratorium. W przypadku publicznego komentarza lub opinii możemy zobaczyć dane profilu i treść opublikowaną przez autora. Prosimy o przekazywanie tylko informacji potrzebnych do umówienia i przeprowadzenia wizyty.
3. Cele i podstawy przetwarzania
Dane wykorzystujemy w następujących celach:
- obsługa zapytań, ustalenie i potwierdzenie terminu, kontakt w sprawie wizyty oraz podjęcie działań przed zawarciem umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
- zawarcie i wykonanie umowy o usługę weterynaryjną, prowadzenie dokumentacji usługi oraz zapewnienie jej ciągłości – art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w zakresie obowiązków prawnych także art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
- wystawianie i przechowywanie dokumentów sprzedaży oraz realizacja obowiązków rachunkowych i podatkowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
- rozpatrywanie reklamacji, ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń oraz zapewnienie bezpieczeństwa systemów i rozliczalności działań – art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem jest ochrona praw i prawidłowe prowadzenie działalności Przychodni;
- udzielanie odpowiedzi w kanałach społecznościowych i zarządzanie profilami PET VET – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w przypadku niektórych funkcji także na zasadach określonych przez operatora platformy;
- obsługa opcjonalnych plików cookies lub podobnych technologii analitycznych i reklamowych – po uzyskaniu wymaganej zgody, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO i właściwych przepisów dotyczących urządzeń końcowych.
Zgoda na przetwarzanie danych nie jest podstawą udzielania zgody na leczenie. Zgody dotyczące proponowanych czynności weterynaryjnych są odrębną kwestią. PET VET nie wykorzystuje numeru telefonu podanego w celu obsługi wizyty do marketingu bezpośredniego. Wiadomości SMS przez SerwerSMS.pl mają charakter organizacyjny lub dotyczą uzgodnionego leczenia, np. potwierdzenia albo zmiany terminu; nie są wysyłane jako marketing na podstawie samego podania numeru telefonu.
4. Czy podanie danych jest obowiązkowe
Podanie danych kontaktowych i informacji potrzebnych do identyfikacji rezerwacji jest niezbędne, aby obsłużyć zgłoszenie i skontaktować się w sprawie terminu. Dane wymagane do wystawienia dokumentu sprzedaży są potrzebne w zakresie określonym przepisami. Informacje niezbędne do bezpiecznego udzielenia usługi należy przekazać personelowi weterynaryjnemu. Niepodanie danych może uniemożliwić umówienie wizyty, kontakt, zawarcie umowy albo wykonanie obowiązków prawnych. Podanie danych do opcjonalnych cookies nie jest warunkiem skorzystania z usług Przychodni. Ewentualna zgoda marketingowa jest dobrowolna.
5. Systemy i odbiorcy danych
Do organizacji i dokumentowania usług oraz kontaktu wykorzystujemy Klinika XP, Vetineo, profil PET VET w serwisie Wettermin i SerwerSMS.pl. Dane mogą być udostępniane dostawcom tych narzędzi w zakresie potrzebnym do ich obsługi. W zależności od usługi i roli określonej w umowie lub regulaminie dostawca może działać jako podmiot przetwarzający albo jako odrębny administrator. Zewnętrzne kanały rezerwacji nie zastępują świadczenia usługi w placówce.
Dane mogą być także powierzane lub udostępniane – w niezbędnym zakresie – dostawcom hostingu, poczty elektronicznej i wsparcia IT, podmiotom obsługującym płatności i księgowość, laboratoriom, innym zakładom leczniczym dla zwierząt w celu zapewnienia ciągłości opieki, a także doradcom prawnym.
Mogą je otrzymać uprawnione organy i instytucje, jeżeli wynika to z prawa. Dokumentację usługi weterynaryjnej udostępniamy tylko podmiotom i osobom uprawnionym oraz w zakresie określonym prawem, w tym art. 28 ustawy o zakładach leczniczych dla zwierząt.
6. Rezerwacje, SMS i kanały społecznościowe
Rezerwacji można dokonać bezpośrednio w placówce lub przez dostępne kanały, w tym Vetineo i Wettermin. Operatorzy tych usług przetwarzają dane także na zasadach opisanych we własnych regulaminach i politykach prywatności. PET VET odpowiada za własne działania jako administrator, w tym za obsługę wizyty i wykorzystanie danych otrzymanych w związku z rezerwacją.
Klinika XP wspiera prowadzenie dokumentacji, terminarza i rozliczeń. Dostawcą programu wskazanym w dotychczasowych materiałach PET VET jest BRI sp. z o.o. Zakres ewentualnego dostępu dostawcy do danych zależy od używanej konfiguracji i usług takich jak hosting, kopie zapasowe lub serwis. Vetineo, również obsługiwane przez BRI sp. z o.o., służy do obsługi rezerwacji. Dostawca może działać jako podmiot przetwarzający przy czynnościach wykonywanych na polecenie PET VET, a jako odrębny administrator w zakresie własnej platformy i własnych celów. Aktualne zasady operatora Vetineo: https://vetineo.com/polityka-prywatnosci. Przychodnia prowadzi również profil rezerwacyjny w Wettermin; po otrzymaniu rezerwacji wykorzystujemy przekazane dane do jej obsługi. Operator Wettermin przetwarza dane zgodnie z własnymi zasadami i regulaminem. SerwerSMS.pl jest wykorzystywany do wysyłania potwierdzeń, zmian terminów i innych uzgodnionych wiadomości organizacyjnych lub dotyczących leczenia. Dostawcą usługi jest Vercom S.A. (SerwerSMS.pl). Wysyłce mogą towarzyszyć numer telefonu, treść wiadomości i raport doręczenia. Wiadomości te nie są marketingiem; samo podanie numeru telefonu nie oznacza zgody marketingowej.
Jeżeli kontaktujesz się z PET VET przez Facebook, Instagram, Google lub inny serwis, operator platformy przetwarza dane użytkownika według własnych zasad. Przychodnia może widzieć publiczne dane profilu, opinię, komentarz lub wiadomość oraz informacje udostępniane jej przez platformę. Jeżeli funkcja statystyk strony na Facebooku jest włączona, PET VET i Meta mogą być współadministratorami w zakresie statystyk zgodnie z właściwym uzgodnieniem Meta. Nie publikujemy w odpowiedzi na opinię ani komentarz danych identyfikujących Opiekuna, informacji o historii leczenia zwierzęcia, płatnościach ani prywatnej korespondencji. Publiczna opinia nie oznacza zgody na ujawnienie takich informacji.
Zasady platform:
https://policies.google.com/privacy?hl=pl,
https://www.facebook.com/privacy/policy/
https://privacycenter.instagram.com/policy/.
7. Weryfikacja tożsamości i uprawnienia
Dla ochrony poufności dokumentacji i zapobiegania udostępnieniu jej osobie nieuprawnionej możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości lub umocowania, jeżeli jest to potrzebne do danej czynności, w szczególności przed wydaniem dokumentacji, zmianą osoby uprawnionej do informacji lub wydaniem zwierzęcia osobie trzeciej. W pierwszej kolejności możemy wykorzystać mniej ingerujący sposób, np. potwierdzenie przez wcześniej wskazany numer telefonu lub adres e-mail.
Jeżeli okazanie dokumentu tożsamości jest konieczne, wgląd ograniczamy do danych potrzebnych do porównania tożsamości. Możliwe jest okazanie dowodu osobistego, paszportu lub dokumentu w aplikacji mObywatel w zakresie przewidzianym prawem.
Co do zasady nie kopiujemy, nie skanujemy ani nie fotografujemy dowodu osobistego lub paszportu i nie zapisujemy numeru PESEL ani numeru dokumentu. Można zasłonić dane, które nie są potrzebne do weryfikacji.
Potwierdzenie tożsamości samo w sobie nie potwierdza własności zwierzęcia ani prawa do podejmowania każdej decyzji dotyczącej zwierzęcia. Odmowa okazania dokumentu nie blokuje automatycznie każdej usługi, może jedynie uniemożliwić czynność, której nie da się bezpiecznie wykonać bez potwierdzenia uprawnienia. Pilną potrzebę pomocy zwierzęciu lekarz ocenia odrębnie.
8. Poufność dokumentacji weterynaryjnej
Dokumentacja usług weterynaryjnych jest prowadzona z wykorzystaniem Klinika XP i innych niezbędnych narzędzi. Chronimy jej poufność i udostępniamy ją posiadaczowi zwierzęcia, osobie należycie upoważnionej lub innemu podmiotowi uprawnionemu przepisami prawa. Informacje otrzymane w związku ze świadczeniem usługi weterynaryjnej objęte są tajemnicą zawodową na zasadach przewidzianych w przepisach. Zamieszczenie opinii w internecie nie upoważnia Przychodni do publicznego ujawnienia danych Opiekuna, przebiegu leczenia, rozliczeń ani korespondencji.
9. Okres przechowywania danych
Dane przechowujemy przez okres potrzebny do celu, w jakim zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany prawem lub potrzebny do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń. Dokumentację usług weterynaryjnych przechowujemy przez okres wymagany przepisami, obecnie co do zasady 3 lata, zgodnie z art. 28 ust. 4 ustawy o zakładach leczniczych dla zwierząt. Dokumenty księgowe i podatkowe przechowujemy przez okresy wynikające z właściwych przepisów. Dane z korespondencji i reklamacji przechowujemy do zakończenia sprawy, a gdy jest to uzasadnione – do upływu terminów przedawnienia roszczeń. Dane używane wyłącznie do organizacji rezerwacji bez wykonanej usługi usuwamy, gdy przestaną być potrzebne do obsługi terminu i ewentualnych roszczeń. Dane związane ze zgodą na cookies przechowujemy do czasu jej wycofania lub upływu okresu działania danego pliku, zależnie od tego, co nastąpi wcześniej.
10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Dostawcy zewnętrznych platform i narzędzi mogą przetwarzać dane lub przekazywać je poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli do takiego przekazania dochodzi, powinno ono odbywać się zgodnie z rozdziałem V RODO, np. na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń. Szczegóły dotyczące transferów realizowanych przez operatora platformy są opisane w jego dokumentacji prywatności. Przed skorzystaniem z danego kanału można zapoznać się z dokumentami jego operatora.
11. Prawa osób, których dane dotyczą
W granicach określonych przez RODO przysługuje Ci prawo żądania dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych, gdy podstawą jest zgoda lub umowa i przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany. Jeżeli przetwarzamy dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Gdy podstawą przetwarzania jest zgoda, możesz ją wycofać w dowolnym momencie, nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania. Prawa te mogą podlegać ograniczeniom wynikającym z przepisów, w tym obowiązkowi dalszego przechowywania dokumentacji lub ochrony roszczeń.
Na wnioski odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca; jeżeli przepisy pozwalają na przedłużenie terminu, poinformujemy o tym w pierwszym miesiącu wraz z podaniem przyczyn.
Wniosek można wysłać na biuro@petvet.com.pl lub pocztą na adres Administratora. W uzasadnionych przypadkach możemy poprosić o dodatkowe informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości wnioskodawcy.
Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Dane kontaktowe i informacje o składaniu skarg są dostępne na stronie uodo.gov.pl.
12. Cookies i dane techniczne strony
Strona internetowa może korzystać z plików cookies lub podobnych technologii niezbędnych do jej prawidłowego działania i zapewnienia funkcji, o które prosi użytkownik. Cookies analityczne lub reklamowe, jeżeli są stosowane, uruchamiane są dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody. Zgodę można wycofać w ustawieniach mechanizmu zarządzania cookies, o ile jest udostępniony, albo zmienić ustawienia przeglądarki. Ograniczenie cookies niezbędnych może wpłynąć na działanie strony. Szczegółowy wykaz aktywnych plików cookies oraz ich okresów powinien być dostępny w ustawieniach cookies na stronie.
Serwer strony może zapisywać standardowe dane techniczne, np. datę i czas połączenia, adres IP, informacje o przeglądarce i żądanym zasobie, w zakresie wynikającym z konfiguracji serwera i zabezpieczeń. Dane te wykorzystujemy do zapewnienia działania i bezpieczeństwa strony, ustalenia źródła błędu oraz ochrony przed nadużyciami.
13. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Przychodnia nie podejmuje wobec Opiekunów decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne skutki wyłącznie w sposób zautomatyzowany i nie prowadzi profilowania w tym celu.
14. Zmiany polityki
Polityka może być aktualizowana, gdy zmienią się przepisy, sposób działania Przychodni lub wykorzystywane narzędzia. Aktualna wersja jest publikowana na stronie https://www.petvet.com.pl/ i dostępna w placówce.
Wersja 1.0. Obowiązuje od 4 października 2026 r.